【プレゼンのコツ】基本構成から提案を通すポイントまで

会社員

・プレゼンのコツを知りたい

・プレゼンの基本構成を知りたい

・提案を通す方法を教えてほしい

こんな疑問に答えていきます!

プレゼンの目的は、「自分の考え・提案を”聞き手”に理解してもらい、共感・承認を得ること」です。

自分の考えを一方的に伝えるのではなく、”聞き手”の気持ちに寄り添うことが何より大切です。

プレゼンのコツが分かれば、上司や会議の参加者を説得し、”提案を通す”ことができます。それでは、プレゼンのコツについて、3つのポイントで解説していきます。

この記事のポイント
  1. プレゼンのコツが分かる
  2. プレゼンの基本構成が分かる
  3. 提案を通す方法が分かる

良いプレゼンのコツは、”分かりやすさ”を意識すること

良いプレゼンの第一条件は、”分かりやすい”ことです。複雑で分かりにくいプレゼンは、”聞き手”のモチベーションを大きく下げてしまいます。

「分かりやすいプレゼン」にするには、どうすればよいのか?その”コツ”を解説していきます。

相手に合わせた説明をする

プレゼンは”相手に合わせた説明”をすることが大切です。

内容をある程度知っている人に、最初から順に説明をするのはナンセンスです。「そんなの知ってるから、早く話を進めてくれないかな」と思われないよう注意が必要です。

「聞き手がどれくらいの知識・理解力を持っているのか?」を把握することで、プレゼンの構成は大きく変わります。最低限、誰が参加するのかは事前に調べておくことをオススメします。

具体的な数値を示して説明する

プレゼンは具体的な数値を使って説明することで、グッと分かりやすくなります。

「先月の売上は好調です」より、「先月の売上は、前年比30%増の◯◯万円と好調です」と説明した方が、”どれくらい好調なのか”が分かりやすいです。

さらに、資料作成の際には数値をグラフ化し、ビフォーアフターが一目で分かるようすると効果的です。

積極的にデータ活用して、”分かりやすく”そして”説得力のある”プレゼンにしましょう。

コミュニケーションを意識する

プレゼンは”話し手”と”聞き手”とのコミュニケーションが重要です。

直接的な会話がなくても、うなずいたり、はっとしたり、うんざりしたりと、聞き手は何らかの形で反応しています。相手の表情や仕草をみて、その変化に気付けるようにしましょう。

”話し手”の一方通行で、”聞き手”の反応を無視するのはNGです。

説明の途中で、”聞き手”反応が怪しいと思ったら、「ここまでで、質問ありますか?」「〇〇の部分、分かり難いかも知れません。いかがですか?」と反応を見ましょう。

適切な「間」を取って、”聞き手”が置いてけぼりにならないよう、コミュニケーションを取りながら進めることが大切です。

プレゼンのコツは、”短時間”で説明すること

プレゼンは、ポイントを絞って短時間で説明することも重要です。一見、「分かりやすさ」と「短時間」は相反するように思いますが、この2つのバランスが取れると良いです。

”聞き手”の立場を理解する

前提条件として、会議の参加者は「忙しい中で参加している」ことを理解する必要があります。説明が長いと、それだけでイライラさせてしまう可能性もあります。

「判断に必要なポイント」を意識し、短時間で説明できるように配慮しましょう。

プレゼンの冒頭で「◯分の説明を予定しています」と一言伝えるのもOKです。このような配慮がプレゼンの成功率を高めます。

短時間で説明するコツ

短時間で説明するためには、まずプレゼンの基本構成を理解しておく必要があります。基本構成の骨組みを一言でいうと、以下の一文で表せます。

「〇〇という状況なので、△△したいです。採択してください」

骨組みが決まったら、以下の3点を中心に肉付けしていきましょう。

根拠となるデータ

 

視覚に訴えるグラフ

 

共感・納得を得やすい言葉

これで、プレゼンの基本構成が完成します。

最後に、もう一度削るところがないか確認しましょう。肉付けしていると知らず知らずの内に、不要な説明を加えてしまうことがあるからです。

プレゼンの基本構成を理解し、”不要な説明”をギリギリまで削ることで、短時間で説明できるようになります。

質問される前提で説明する

プレゼンは、質問される前提で説明すればOKです。質問を避けるために、全てを説明しようとすると話が長くなってしまいます。

”判断に必要なポイント”が説明できれば、あとは質問されるのを待ちましょう。むしろ「質問に回答する」という”やり取り”があった方が、提案内容に納得感も出るので採択されやすくなります。

ただし、質問には的確に回答することが求められます。どのような質問がくるか予想し、10個くらいの想定問答集を用意しておくことをオススメします。

慣れてくると「この人はこういうこと突っ込んでくるな」と分かってくるので、自然に対応できるようになります。

プレゼンのコツは”採択”されるまでのストーリーを考えること

プレゼンの目的は、”提案をとおす”ことです。いくら分かりやすい説明をしても、目的が達成できなければ意味がありません。”聞き手”が共感・納得して採択したくなる。そのためのストーリーを意識して説明することが大切です。

”聞き手”を飽きさせないストーリー構成のポイントは2つあります。

①現状と理想とのギャップの大きさをアピール

  →この落差が大きくして、気持ちを揺さぶる

 

②ギャップを埋めるための、魅力的な方法を提案

  →①の落差を埋める、画期的かつ現実的な方法

資料を作成する際には、この2つを図やグラフにして説明すれば魅力的な提案になります。

まずは自分の立場を伝える

もし、自分のことを知らない人にプレゼンする場合は、やはり自己紹介した方が良いです。最低限、伝えるべき情報は「名前」「所属」です。

”聞き手”の「この人誰?何やってる人?」という疑問を早く解消し、スッキリさせてあげましょう。

また、”採択する権限を持っている人”の中には、社内の派閥やいろんな人間関係を気にする人も少なくありません。自分の立場を明確にして、プレゼンのストーリーに早く引き込むことが重要です。

熱意を伝える

プレゼンは何より熱意が重要です。熱意を持って説明すれば、”聞き手”に少なからず伝わります。

そのため「この内容は、会社に大きく貢献できる素晴らしい提案だ!」という強い思いが必要です。そして最後に「任せてください!」とひと押しすれば、採択されること間違いなしです。

人はチャレンジする人を応援したくなります。熱意あるプレゼンで自分のやりたい仕事・アイデアを実現していきましょう。

プレゼンのコツのまとめ

プレゼンは以下の3つのコツを抑えると、採択率がグッと上がります。

  • 分かりやすさ
  • 短時間の説明
  • ストーリーを考える

プレゼンの基本は”話し手”と”聞き手”とのコミュニケーションです。一方通行で説明してしまうと、”聞き手”を置いてけぼりにしてしまう危険があります。

とはいえ、人前で説明するのは緊張するものです。説得しようと”いっぱいいっぱい”になってしまうという気持ちも分かります。

そんなときは、少し矛盾しているかも知れませんが、「これは素晴らしい提案だ!」という熱意は持ちつつ、「採択するかどうかは自由に決めてください。どうしますか?」という開き直った気持ちで説明してみてください。少しは落ち着けると思います。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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