議事録の取り方・書き方のコツを分かりやすく解説!

会社員

・議事録って何のために取るの?

・会議中は何に注意すればいい?

・短時間で効率的に書けるコツを知りたい

こんな疑問に答えていきます!

議事録を取る目的は何か?その意味をちゃんと理解すれば、短時間で効率よく書けるようになります。

上司にも評価されること間違いなし。ワンランク上の議事録の取り方・書き方を解説します。

この記事のポイント
  1. 議事録を作成する目的が分かる
  2. 会議中に何に意識すればよいか分かる
  3. 議事録の効率的に書くがコツが分かる

議事録を作成する目的

議事録の作成は、下記の3つを記録すればOKです。

決定事項の記録

 

決定までの経緯の記録

 

次にやるべき事の記録

①決定事項の記録

議事録を作成する大きな目的は、会議での決定事項を周知・共有することです。そして、会議中の口約束を正式な取り決めにする効果があります。

意外に思うかも知れませんが、会議出席者も「何が決定されたのか」忘れてしまう人も多いです。そのため、議事録は備忘録としても役立ちます。

会社では、会議で決まったことを”議事録で確認してから”実行することになるので、決定事項の記録はとても重要です。

②次にやるべき事の記録

会議での決定事項を踏まえて次にやるべき事を記録します。基本的には以下の4つでOKです。

何をやるのか?

どのようにやるのか?

いつまでにやるのか?

誰がやるのか?

プロジェクトの進捗に影響するという点では、議事録の中で一番といっても良いほど大事なポイントです。

議事録の担当者は、会議の最後に”次にやるべき事”を復唱し、参加者に確認することが多いです。

③決定までの経緯の記録

会議で決定したはずなのに、何故かみんな動いてくれない。原因は”決定事項に納得していない”からです。

ここが議事録係の腕の見せ所です。決定に到るまでの議論の内容を分かりやすく書きましょう。

会議に参加していない人にとっては、「なぜ、このような決定となったのか?」疑問に思う人も少なくありません。

決定に到るまでの経緯を記録することで納得性が上がり、決定事項が着実に実行されるようになります。

また、先ほども述べたように人は忘れやすいので、後から「言った」「言っていない」の水掛け論にもなりやすく、このようなトラブルを防ぐ効果もあります。

過去の議事録を読んでおく

はじめて会議に参加する場合は、必ず過去の議事録を読んでおきましょう。

「この会議の目的はなにか?」

 

「この会議のキーパーソンは誰か?」

 

「これまでどのような議論がされてきたのか?」

上記の内容を事前に知っているのと知らないのとでは、議事録の書きやすさに大きな差が出ます。

前任者に頼んで、過去1年分を取り寄せて読んでおくことをオススメします。

会議中は議論に集中する

会議中はレコーダーやアプリを活用し、議論に集中しましょう。

メモを取ることに必死になっていると、会話の早さ・流れに頭が追いつかず、話の内容を理解するのが困難です。そうなると、議事録を書くときに、もう一度理解するところから始まるので非常に効率が悪いです。

また、議事録では「発言」をそのまま記録するのではなく、その発言の裏にある意図・思惑・背景を考慮した上で、適切な表現で書くことも重要です。

「誰が何を言ったか」についてはレコーダーやアプリに任せ、”発言者の意図””隠れた本音”を読み取ることに集中しましょう。

議論に参加する

そして何より重要なのは、自ら積極的に発言することです。

議事録を取るだけの受け身の参加では、成長できません。”不明点や質問”したり、”気づいたことを発言”するなどして、積極的に議論に参加することをおすすめします。

前向きな姿勢で参加した方が、集中力が増して会議の内容を覚えやすくなります。

レコーダーの持ち込み禁止の場合

レコーダーやアプリの持ち込みを禁止された場合、その理由を確認しましょう。

議事録は取ってOKなのに、レコーダーの持ち込みが駄目になる大きな理由はないはずです。議事録を取るだけでなく積極的に参加したい旨を伝えれば、レコーダー持ち込みの許可を得られるかもしれません。

議事録は要点を簡潔にまとめる

はじめて議事録を書く場合、発言内容を口語体のまま文章に起こしがちです。

会話内の言葉遣いをそのまま文章にするのではなく、「何が言いたいのか」に焦点を当てて要点を簡潔にまとめましょう。

・口語体を文語体に修正する

・要点を簡潔にまとめる

発言者の意図や本音を理解し、発言内容を整理する必要があります。議事録は要点を簡潔にまとめることで、誰が読んでも分かりやすい内容にすることが重要です。

議事録の「議論」の書き方

議事録では、どのような議論が行われて決定されたのかを明記することが重要です。下記のとおり、インデント(空白を挿入して先頭の文字を右に押しやること)と、矢印を使うと分かりやすくなるのでオススメです。

・次年度は〇〇を予定している(Aさん)
  →なぜ〇〇なのか?〇〇ではダメなのか(Bさん)
    →〇〇は〇〇である。したがって〇〇したい(Aさん)
      →会社の方針は〇〇である。したがって〇〇で進めるように(Cさん)

ある提案に対して、どのように議論が展開されたのか、一目で把握できます。

議事録の取り方・書き方のコツのまとめ

議事録の取り方・書き方のコツは、「①決定事項」「②決定までの経緯」「③次にやるべき事」の3つを意識することです。

会議中は議論に集中し、細かい発言内容はレコーダーやアプリに任せましょう。

とはいえ、上司から「レコーダーは使うな」と指示される場合もあると思います。その場合は、必要最低限のメモ(発言者の名前・発言の要約)だけ取るようにしてください。

メモを書くだけの受け身の姿勢より、発言者の意図や本音を理解することに集中した方が、結果的に質の高い議事録を書くことができます。

最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

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