【仕事を効率化】仕事が早い人の3つのポイント

会社員

・どうしたら仕事を効率化できるの?

・仕事が早い人は何が違うの?

・仕事の進捗を管理する便利なツールがあれば教えてほしい

こんな疑問に答えていきます!

仕事を効率化する方法が分かれば、”労力を少なくして多くの仕事をこなすこと”ができます。

上司にも頼りにされ、ライバルにも差をつけられるでしょう。それでは、仕事が早い人の3つのポイントを解説します。

この記事のポイント
  1. 仕事を効率化する方法が分かる
  2. 仕事が早い人の特徴が分かる
  3. ガントチャートの使い方が分かる

仕事を効率化するために全体像を把握する

仕事の効率化は、まず仕事の全体像を把握することから始まります。やるべき業務をリストアップして優先順位をつけましょう。

その場その場の思いつきで仕事をしていると、”行き当たりばったり”になり、作業のモレ手戻りが発生します。

”仕事ができる人”は段取り上手です。仕事の全体像を把握し、優先順位をつけて計画的に業務を進めているからです。

結果的に、作業のモレや手戻りがないので仕事を早く終わらすことができます。

優先順位を確認する

やるべき業務をリストアップして優先順位をつけたら、事前に上司に確認しましょう。自分では一番重要だと思っても、上司からみると”そうではない”ことがあります。

頑張って早く終わらせても、「いや、こっちの業務を早く進めてもらいたいんだけど」と言われたら、がっかりですよね。

業務の優先順位を自分だけで判断するのは危険です。仕事の依頼元(上司など)には必ず確認するようにしましょう。

ガントチャートで仕事の進捗管理

ガントチャートとは、横軸に時間・縦軸に作業工程を書くことで仕事の進捗を管理できるツールのことです。

ガントチャートを使うことで、仕事の全体像を「見える化」でき、やるべき業務が「明確化」されます。以下の3つの効果が期待できます。

・仕事の進捗状況を正確に把握できる

 

・計画的に有給を消化できる

 

・チーム全体のタスク管理ができる

また、チームで使えば全体のやるべき業務を一目で把握できます。

私の部門では、週に1回ガントチャートを使って進捗報告しています。業務に遅れがある人には事前にフォローできるのでとても便利です。

ガントチャート_sample

割り込み業務への対応

日々、仕事をしていると「割り込み業務」が発生することも多いと思います。

そんな時も慌てず、ガントチャートに書き込んで優先順位を確認しましょう。常に仕事の全体像を把握しておけば、落ち着いて取り組めるようになります。

仕事を効率化するため合格ラインを見極めよう

結論からいうと、ほとんどの仕事は80点を目指せばOKです。

全ての仕事で100点(完璧)を目指してはいけません。以下のようなリスクがあります。

・仕事が遅れて、他の仕事にも悪影響

 

・納期が遅れて、信用を落とす危険性

 

・残業が発生し、ストレスで仕事の効率が悪化

全ての業務を完璧・丁寧にやることが正解とは限りません。手を抜いて良いところも多々あります。

本当に重要な業務のために、時間と体力を温存しておくことも大切です。

手を抜くポイント

新しい業務に取りかかる前に、下記の2点を意識しましょう。

・自分でやり方を考える前に、他者のやり方を真似する

 

・見た目のデザインなどの細部にはこだわらない

仕事の早い人は、ググったり先輩に聞いたりして、既に成果が出ている方法を真似しています。

業務に取りかかる前に「誰か良い方法を知っている人はいないか?」「その方法は自分も使えるか?」と考え、使えそうであれば真似することをオススメします。

そして、見た目やデザインなど、仕事の成果に影響しないところには力を入れ過ぎないように気をつけましょう。時間がいくらあっても足りません。

合格ラインの見極め

「求められている合格ライン」を見極めることも重要です。

理想を目指すのではなく、必要最低限の仕上がりはどこかを考え、まずは労力のかからない方法を検討します。

とはいえ、「期待されている以上の成果を出したい」という気持ちも分かります。なので、合格ラインを決めた後に「目標ライン」を設定します。コスパを考えて、どこまで質を上げるか自分で決めましょう。

上司や仕事の依頼元が重視しない部分に力を入れても、時間の無駄です。「合格ライン」と「目標ライン」を見極めることで仕事を効率化できます。

仕事を効率化するために報告方法を見直そう

仕事を効率化するために、上司や同僚への報告の方法を見直しましょう。以下の3点を意識してください

・その報告は、そもそも必要か?

 

・その報告は、今する必要があるか?

 

・その報告は、メールでも良いか?

報告する際には、”目的””タイミング””手段”を考えることが大切です。

報告するのが目的ではなく、「誰かに話を聞いてもらいたい」という承認欲求を満たそうとしている人をよく見かけます。

報告に値する内容かどうか考えてみましょう。もしかすると必要ないかも知れません。自分だけでなく他のメンバーの時間を無駄にしてしまうので注意しましょう。

目的を意識して結論から話す

報告する目的を意識して結論から話すようにしましょう。そして、目的を達成したと判断したら”すぐに話を切り上げる”のがポイントです。

要件は済んだのに、「ところで・・」と仕事に関係のない話を振ってくる人もいます。そんなときは、「ちょっと今、急ぎの案件があるので・・」と言って立ち去りましょう。話に付き合ってしまうと時間が無駄になります。

報告するタイミングを考える

報告しなければならない事が発生したら、「次の定例の報告会でも良いか」「別件でアポが取れているのであれば、その時で良いか」を考えてみましょう。

誰もが限られた時間の中で業務に取り組んでいます。その作業を中断させてでも、「今報告する必要があるか」を考えるのは社会人としてのマナーだと思います。

とはいえ、何か問題が発生した時の報告・連絡・相談は大事です。特に会社や自部門にとって不利益になりそうなネガティブ情報はすぐに報告するようにしてください。

報告する手段を考える

急ぎの報告でないのであれば、原則メールを使うべきです。メールでの報告には、以下の5つのメリットがあります。

・思い立ったらすぐに報告できる

 

・複数人に同時に報告できる

 

・次の指示をメールで返してもらえる

 

・相手の時間を奪わない

 

・報告の履歴が残せる

特に、自分のペースですぐに報告できて、その履歴が残せるのは大きなメリットです。口頭での報告だと「言った」「言っていない」というトラブルになる可能性もあるからです。

メールは相手の時間も奪わないので、お互いにとって有益な報告手段です。

仕事効率化のまとめ

仕事を効率化して”仕事が早い人”になるには、「①仕事の全体像の把握」「②合格ラインの見極め」「③報告方法の見直し」の3つを実践してみましょう。

仕事の全体像を把握し、進捗を管理するには「ガントチャート」がオススメです。一度お試しください。

業務にあたる前には、”合格ライン”を見極めて”目標ライン”を設定することで、非効率な業務・無駄な作業を削ることができます。理想を目指すのではなく、求められている”最低限の合格ライン”から考えてみることが重要です。

そして、報告方法は原則メールを利用し、口頭による報告はなるべく避けるようにしましょう。メール報告は自分にとっても相手にとっても有益な手段です。

最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

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